干扰太多 影响工作 赖默•里格比(Rhymer Rigby)
不久前，信息量过大问题曾是办公室生活的毒药——泛滥的数据淹没了我们的办公室，破坏了我们的集体生产率。随后，我们发现，互联网上的大量信息都是垃圾，我们可以放心地忽略任何一封收件人超过3人的电邮。可是，现在办公室里又有了新的苦恼：过多地干扰。 人们过去只能通过打电话，或走进你的办公室来干扰你。现在，他们可以通过电邮、即时讯息、移动电话（语音电话及文本信息）以及黑莓(BlackBerry)或个人数字助理(PDA)做到这一点。 “找回思路要5到15分钟时间” “通信渠道的丰富，对集体生产率而言绝对是有害的，因为它导致了更多的干扰，”信息技术用途专家杰可布•尼尔森(Jakob Nielsen)表示。“对于从事知识性工作的人（通常都是高收入员工）而言，你每被干扰一次，都要花上5到15分钟时间完全找回你的思路，重新沉浸到你的主要任务之中。” 支持这一观点的研究越来越多。总部位于纽约的IT研究公司Basex针对干扰带来的影响，对1000名办公室职员进行了一项研究，结果发现，这些职员平均每人每天花费2.1个小时来处理干扰（包括被干扰后“恢复”到原来状态所花的时间）。 在英国，伦敦大学(University of London)的精神病专家格伦•威尔逊(Glenn Wilson)进行了一项研究。他首先让志愿者处于一个安静的环境中，随后把他们放到一个经常接到电话和电邮的环境中，藉此比较志愿者的任务完成情况。他发现，在第二个环境中，志愿者的有效智商平均减少了10点。作为比较，在经常吸食大麻的人和一个对照组之间的对比研究显示，吸食大麻者智商平均下降5点。 问题还不仅限于干扰自身及其造成的侵蚀员工效率的直接后果。在线行销专家、时间管理时事通信Digital Ocean的作者亚当•伯蒂格(Adam Boettiger)表示：“持续不完全中断状态(CPIS)的严重性超过许多人的想象。” 永远无法完全恢复精力 “首先，这会将你置于一个你明知道自己将被干扰并因此导致生产率降低的环境中——即便你最终没有受到干扰。你总是预期会发生其它一些事情。”持续不完全中断状态还会延伸到你的休闲时间，这意味着你永远无法完全恢复精力。 但是，像许多对我们有害的东西一样，干扰可以上瘾。“只要多处理一封电邮、一条即时讯息、一个短信息(SMS)或一个电话，就可以使你获得一种短暂的满足，” 尼尔森表示。“你感觉很好，你完成了一些事。但从长期来讲，你受到的干扰越多，你完成的事情就会越少。” 有一家公司曾寻求为此做些什么，这家公司就是英国移动电话零售商phones4u。两年前，该公司创始人约翰•科德维尔(John Caudwell)禁止在办公室使用电邮，引发媒体关注。尽管受到媒体大肆炒作，但该公司表示，这条禁令为时很短，其意图乃是让员工们注意这样的事实，即一些人每天花费数小时处理一些不必要的电邮。“另一方面，媒体就这件事报道相对较少的是我们的整体通信战略，”该公司解释道。“我们当然使用电邮，但相对较少。我们不使用即时通信，很多交流是面对面完成的。” 约克大学(York University)计算机科学讲师克里斯•金布尔(Chris Kimble)表示，能够通过电子手段完成的工作非常有限，因此必须进行“现实空间”的交流。“我们与惠普公司(Hewlett- Packard)联合进行的一项研究发现，尽管某些事情是人们可以很好地通过网络来完成，但你应该明白，为了不断增进（工作关系），人们不得不互相见面。” 控制科技，而不是被科技控制 没有人会怀疑电邮、手机和即时讯息能够提高生产效率，但只有在我们控制它们而不是被它们控制的情况下，它们才能做到这一点。人们普遍抱怨，有时候打一通电话就能把事情说清楚，但有人可能会选择发送数十条零零碎碎的信息。 微软公司(Microsoft)可视与互动研究组(Visualisation and Interaction research group)首席研究员玛丽•切尔文斯基(Mary Czerwinski)表示，解决方法之一，就是“建立保护用户注意力的系统，使用维持任务流的工具”。例如，使用“外围显示设备，使你能够抓取自己希望监控的任务‘片断’，并将它们拖曳至显示屏的外围。”她补充道，通过监控用户操作此类系统时的脑电波，“就可能发现哪种讯息非常具有干扰性，而哪种没有。” 伯蒂格表示，用户还可以做一些更加简单的事情，以打破这种上瘾循环。他们可以断断续续地投入大块时间（例如使用桌式小型计时器定下30分钟），一心一意地完成某项特定任务。他们可以关闭电邮自动提醒，手动检查邮件，例如一天检查三次。当他们能够专心致志地完成某项任务时，他们可以等待一个小时再回复某人的来电，而不是一边立即回复电话，一边还在写电邮，心里还想着需要完成某份文件。 但对于那些真正希望摆脱讯息干扰的人来说，伯蒂格建议他们可以做得更彻底一些，给自己放一个“网络假期”。 “每隔6个月，我就会选择一到两周时间，绝对不会上网，只用电话和语音邮件办公，”他表示。“整个创意就是完全不插电：如果一直泡在大量信息中，会感觉压力非常大。”他补充称，有时候他甚至还会用纸张和文件夹来做少量的文书工作。 纸张体系也有优势 事实上，尽管它们听上去非常落后，但基于纸张的体系也有自身的优势。随着干扰越来越多，单个干扰变得越来越无效。10年前，如果你给某位首席执行官发送一封电邮，你很有可能会收到他的亲自回复。如今，除非你认识他们本人，否则你的邮件可能会被淹没在成百上千封其它邮件之中。在“注意力经济”时代，电邮的价值正迅速接近零。 如果你给这位首席执行官打电话，情况可能稍微会好一些。但如果你确确实实希望引起他们的注意，何不发出一封亲笔手写的信件呢？
干扰干扰也无妨 露西•凯拉韦（Lucy Kellaway）
我这篇专栏文章是这样写的。首先，我去查我两个电子邮箱里的邮件。我翻阅报纸。然后我去听语音信箱留言，接着我再次收看电子邮件。然后我上楼到员工餐厅买根香蕉吃。回来的路上我遇到一个同事，我们做了过去10天来《金融时报》所有人都在做的一件事情：我们针对新上任的主编展开了辩论，把他分析了个底朝天。 回到电脑前，我建立了新的文件，看着空空的屏幕。屏幕下方的一个窗口开始闪动。原来是垃圾邮件过滤服务发来的邮件，告诉我有人发来带病毒的文件。 然后又来了一封邮件。这次是一封读者来信，对我前一篇专栏作了回应。回应下笔千言，洋洋洒洒。我给简短地写了个回复，然后去泡了一杯茶。 我又坐下来，开始思考：我应该做什么呢？对了，应该写一篇关于干扰的专栏文章。 我用Google搜索了“干扰”（interruption）一词，发现符合搜索条件的网页有1010万个。我开始搜寻防止人们在开放式办公环境下打扰你的建议。有些建议很好：如果有人来找你，而这时候你不想谈话，你应该立刻站起来。这是个把来者打发走的好办法，不过这对我无济于事，因为如上所述，我工作时的干扰大多是自找的。 查看我在hotmail的邮件。一个朋友来信谈到她离婚了。我写了一封回复。我然后又回到我的新建文件。针对干扰我该说点什么呢，除了说说这些干扰是如何吞噬我们工作日的大部分时间？ 根据《纽约时报》（New York Times）最近一篇文章，办公室小隔间的“居民们”平均每次连续工作只有11分钟，这还分成3个每次3分钟的小时间段。如果做目前的工作受到了干扰，他们需要花25分钟才能回到原来的工作状态。 这些惊人的数字来自一个名为“人机互动”的新学术研究领域。为了做点正事，我用Google搜索了一下，找到了一些和这个面目模糊的“人机互动”领域相关的一些学术会议，会上专家们发表了一些诸如“裁定多重模式式结果：利用周围显示作为干扰”、“任务干扰：任务恢复延迟和提示的角色”。 干扰之所以是一个棘手的话题，是因为它们不仅非常浪费时间，而且也很重要。干扰使我们显得有人需要。它还帮助我们产生创意，因为没有这些干扰，我们的思想或许就会如同小白鼠跑转轮一样做无用功。干扰也给工作增添了多样性，使得我们不至感到过于乏味。干扰让我们知道什么时候暂停手头的工作，以处理更为紧急的任务。 问题是干扰实在数量太多，大多数干扰过于琐碎。确实，如果我把今天遇到的干扰忠实地分门别类纪录下来，这会成为我所写的最长也最乏味的专栏文章。 或许不久我们就会有帮手了。微软（Microsoft）的一些科技怪人正在设计让干扰在合适时间到来的系统。电脑会察觉到什么时候最合适，什么时候你不会过于繁忙，它会在此时把一堆新邮件送给你。 在这种高科技方法到位之前，我们还只能靠低科技的方法来解决干扰问题。据《纽约时报》所述，世界上最有效率的软件工程师在自己的电脑屏幕上，贴及时贴来提醒自己该做什么。他们还利用老式的任务清单，他们的的电脑有三个各自独立的显示器，这是为了让他们不用频繁启动、关闭程序窗口。 所有这些都显示，电脑并不能帮助我们更好地工作。电脑让我们无法集中注意力，把事情做完，它让我们的大脑在多重任务之间穿梭，使我们的注意力一次停留在一件事情上的时间不超过几分钟。 我竭力回忆我在电脑时代之前的工作习惯，我记得我能够在大学图书馆一坐4小时，埋头看《哲学季刊》（Philosophical Quarterly）和大卫•休谟（David Hume）的书。我怀疑我现在还能不能做到这些。我现在的精力只能集中10分钟。 但是在写此文时，我怀疑我我是在重新编造历史。我在图书馆工作效率真有那么高吗？我有没有看其他学生，起来找书，乱写乱画，或者是看着窗外发呆呢？ 干扰或许改变了我工作的方式，但是我怀疑工作的数量和质量是否会受其影响。我不但不觉得干扰烦人，却觉得它很重要：它们为我设定了一种安排结构，让我能够在间隙之间把真正的工作塞进去。在这些没有干扰的时刻，我工作得很卖力。如果我的电子邮件提示开始闪动，我都不会去看。 在微软或者其它地方的电脑怪人们发明出新玩意之前，我会坚持自己这种零零碎碎完成多项任务的工作方式，事实上我很喜欢这样。很多时候，我浪费了时间。不过如果不在电脑上浪费，我也会发现别的方法把时间给浪费掉。如果回到没有电子邮件和Google（更不要说空当接龙和eBay了）的黑暗年代，我非常怀疑我会不会坐下来沉思人生的重大问题。我或许会看着窗外思考晚上吃什么。 | 
发表于 2006-9-23 04:08
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